Comment aider les étudiants à constituer leur dossier de bourse

La bourse d'enseignement supérieur sur critères sociaux est une aide essentielle pour les étudiants rencontrant des difficultés financières. Attribuée sous conditions par le Crous, elle permet de financer une partie des frais liés aux études. Montant, conditions d'attribution, dates de versement, cumul avec d'autres aides... Découvrez tout ce qu'il faut savoir pour constituer votre dossier de demande de bourse et bénéficier de ce coup de pouce bienvenu pour vos études supérieures.

Informer les étudiants sur les démarches et délais

Organiser des séances d'information

Tenir des réunions d'information est essentiel pour aider les étudiants à comprendre le processus de demande de bourse et les critères d'éligibilité.

Cependant, organiser des séances vraiment efficaces demande une bonne préparation. Il faut définir clairement le contenu à aborder, prévoir un format adapté au public visé et communiquer suffisamment en amont pour s'assurer d'une bonne participation.

Communiquer via les canaux numériques

Pour informer efficacement les étudiants sur les démarches et délais liés aux demandes de bourse, plusieurs canaux numériques peuvent être utilisés :

• Site web de l'établissement : publiez une page dédiée rassemblant toutes les informations clés, les dates limites et un lien vers le portail de demande en ligne.

• Emails ciblés : envoyez des rappels par email aux étudiants, avec un message adapté en fonction de leur statut (primo-entrants, boursiers actuels à renouveler...).

• Réseaux sociaux : relayez régulièrement l'information sur les comptes officiels de l'établissement (Facebook, Twitter, Instagram...) en utilisant un visuel accrocheur et les bons mots-clés.

• Espace numérique de travail : ajoutez une notification bien visible sur l'ENT pour informer les étudiants dès leur connexion et les rediriger vers la page dédiée du site web.

Une communication multicanale et des messages ciblés permettront de toucher le plus grand nombre d'étudiants concernés et de les accompagner dans leur démarche.

Rappeler régulièrement les échéances

Pour s'assurer que les étudiants n'oublient pas les dates limites de dépôt des dossiers de bourse, il est essentiel de mettre en place un calendrier de relances régulières. Des e-mails ciblés peuvent être envoyés à intervalles réguliers, par exemple 1 mois, 15 jours puis 1 semaine avant l'échéance finale.

Les réseaux sociaux de l'établissement sont aussi un excellent canal pour diffuser des rappels. Des posts avec un visuel accrocheur et les dates clés permettront de capter l'attention des étudiants. L'ajout d'un compte à rebours sur le site web dédié aux bourses maintiendra une pression positive jusqu'au dernier moment.

Accompagner les étudiants dans la constitution du dossier

Mettre en place des permanences

Organiser des permanences est essentiel pour répondre aux interrogations des étudiants concernant les démarches et délais liés aux demandes de bourse. Voici comment procéder de manière efficace :

Définissez des créneaux réguliers, par exemple une demi-journée fixe chaque semaine, où un personnel dédié sera disponible pour recevoir les étudiants individuellement. Communiquez largement sur ces permanences via les canaux de l'établissement : affichage, site web, réseaux sociaux, mail aux étudiants.

Prévoyez un espace adapté, si possible un bureau permettant des échanges en toute confidentialité. Le personnel en charge des permanences doit être parfaitement formé sur les procédures et cas particuliers pour apporter des réponses fiables et personnalisées à chaque étudiant. Tenir un registre des questions fréquentes permettra aussi d'enrichir une FAQ mise à disposition de tous.

Proposer une aide individualisée

Pour les cas les plus complexes, un accompagnement personnalisé peut faire toute la différence. Il permet de prendre en compte les spécificités de chaque situation et d'apporter un soutien sur-mesure.

Cependant, la mise en place d'un tel dispositif demande une organisation rigoureuse. Il faut d'abord identifier clairement les étudiants concernés, en croisant différents critères : difficultés rencontrées, retards accumulés, situation personnelle particulière, etc.

Une fois ce diagnostic établi, un référent unique doit être désigné pour chaque étudiant. Interlocuteur privilégié, il pourra construire une relation de confiance et de proximité, indispensable pour un suivi efficace dans la durée. Des rendez-vous réguliers seront programmés pour faire le point sur les progrès et ajuster si besoin le plan d'action.

En parallèle, l'accompagnant mobilisera toutes les ressources nécessaires en interne comme en externe : soutien pédagogique renforcé, aménagement des emplois du temps, aide psychologique ou encore solutions pour lever des freins matériels. L'objectif : apporter une réponse globale et coordonnée aux problématiques rencontrées.

Créer des tutoriels et guides pratiques

Pour faciliter les démarches des étudiants, il est essentiel de mettre à leur disposition des supports explicatifs clairs et pratiques :

• Des guides pas-à-pas détaillant chaque étape du processus de demande de bourse, de la création du dossier social étudiant au dépôt des pièces justificatives. Ces guides doivent être illustrés de captures d'écran et d'exemples concrets.

• Des tutoriels vidéo courts et dynamiques présentant les principales fonctionnalités de la plateforme de demande en ligne. L'objectif est de familiariser rapidement les étudiants avec l'interface et de leur montrer les actions clés à réaliser.

• Une FAQ rassemblant les questions les plus fréquemment posées par les étudiants, avec des réponses précises et actualisées. Cette FAQ doit couvrir des thèmes variés comme les conditions d'éligibilité, le calcul du montant de la bourse ou encore les modalités de paiement.

• Des fiches mémo synthétisant les points essentiels à retenir, comme le calendrier des demandes, la liste des pièces à fournir ou les contacts utiles. Ces fiches, à imprimer ou à consulter sur smartphone, permettront aux étudiants d'avoir toujours les informations principales à portée de main.

En diversifiant les supports et en les rendant facilement accessibles sur le site web dédié et les réseaux sociaux, vous simplifierez grandement les démarches des étudiants. N'hésitez pas à les faire tester et à recueillir les feedbacks des utilisateurs pour les améliorer de façon continue.

Faciliter l'obtention des pièces justificatives

Fournir les certificats de scolarité

Pour délivrer rapidement les certificats de scolarité aux étudiants, l'établissement doit mettre en place un processus simple et efficace. La numérisation et l'automatisation sont des leviers clés pour fluidifier cette démarche administrative.

Dès l'inscription administrative finalisée, le certificat de scolarité pourrait être généré automatiquement et mis à disposition immédiatement sur l'espace numérique de l'étudiant. Ainsi, ce dernier pourrait le télécharger et l'imprimer de manière autonome, sans avoir à se déplacer ou à attendre une édition manuelle par le service de scolarité.

En parallèle, un envoi par email avec le certificat en pièce jointe assurerait aux étudiants de disposer du document même sans connexion à leur espace. L'établissement éviterait ainsi un afflux de demandes à chaque rentrée et un engorgement du service, pour un gain de temps appréciable de part et d'autre.

Centraliser les demandes de justificatifs

La constitution des dossiers de bourses nécessite de nombreuses pièces justificatives : avis fiscaux, certificats de scolarité, justificatifs de domicile, etc. Gérer ces demandes au cas par cas représente une charge de travail considérable pour les services administratifs et peut retarder le traitement des dossiers.

La mise en place d'un système centralisé et dématérialisé de collecte des justificatifs permettrait de gagner en efficacité. Un portail unique accessible aux étudiants comme au personnel administratif simplifiera grandement les démarches.

Assurer un suivi des dossiers

Mettre en place un système de relances

Pour relancer efficacement les étudiants dont le dossier de demande de bourse est incomplet, plusieurs actions sont à mettre en place :

• Envoi d'emails de relance personnalisés : rédigez un message clair et concis rappelant les pièces manquantes et la date limite pour compléter le dossier. Utilisez un ton bienveillant et encourageant.

• Relances téléphoniques ciblées : pour les dossiers les plus critiques ou ceux dont la date limite approche, un appel permet de toucher directement l'étudiant. Adoptez une posture d'accompagnement et proposez votre aide si nécessaire.

• Mise en place d'alertes sur l'intranet étudiant : ajoutez un message d'alerte sur la page d'accueil de l'ENT rappelant aux étudiants de vérifier l'état de leur dossier. Un lien direct vers la liste des pièces attendues facilitera leurs démarches.

• Organisation de permanences dédiées : proposez des créneaux spécifiques où les étudiants pourront venir compléter leur dossier avec l'aide d'un personnel administratif. Communiquez largement sur ce dispositif d'accompagnement.

• Diffusion de tutorials : créez de courtes vidéos ou infographies visuelles expliquant étape par étape comment transmettre les bons justificatifs. Un contenu clair et didactique encouragera les étudiants à finaliser leurs démarches rapidement.

   

Vérifier la complétude des dossiers

Avant d'envoyer les dossiers de demande de bourse au CROUS, un contrôle rigoureux de leur complétude est indispensable. En effet, tout dossier incomplet risque de retarder significativement son traitement et donc le versement de la bourse à l'étudiant.

Pour s'assurer qu'un dossier est complet, il convient de vérifier méticuleusement la présence de l'ensemble des pièces justificatives requises : avis fiscal, justificatifs de scolarité, RIB au nom de l'étudiant, etc. L'utilisation d'une checklist récapitulant tous les documents à fournir permettra de ne rien oublier lors de cette vérification. En cas de pièce manquante, l'étudiant devra être contacté sans délai pour qu'il la fournisse dans les plus brefs délais.

En résumé, la bourse étudiante sur critères sociaux est une aide essentielle pour les étudiants rencontrant des difficultés financières. Pour en bénéficier, vous devez remplir votre Dossier Social Étudiant en ligne entre mars et mai, en rassemblant les pièces justificatives nécessaires. Le montant de la bourse, versé de septembre à juin, varie selon votre situation. Comme Emundus, le Crous cherche à simplifier vos démarches pour vous permettre de vous concentrer sur la réussite de vos études supérieures.