Comment dynamiser son BDE et les associations étudiantes ?

Dynamiser son BDE et les associations étudiantes est un enjeu clé pour créer une véritable vie de campus. En renforçant l'organisation interne, en proposant des événements marquants, en améliorant la communication et en valorisant l'engagement, votre association deviendra incontournable. Découvrez nos conseils pratiques pour booster votre BDE.

Sommaire :

1. Renforcer l'organisation interne

2. Organiser des événements marquants

3. Améliorer la communication

4. Favoriser l'engagement des membres

1- Renforcer l'organisation interne

Établir une planification rigoureuse

Mettre en place un calendrier annuel des événements clés dès le début de l'année est important pour une meilleure planification et coordination. Cela permet d'avoir une vision d'ensemble, d'anticiper les échéances et de répartir la charge de travail.

Des réunions régulières de l'équipe dirigeante sont également indispensables pour assurer un suivi efficace des projets et des tâches. C'est l'occasion de faire le point sur l'avancement, de résoudre les éventuels problèmes et de remobiliser les troupes. Prenons l'exemple d'un BDE qui organise un gala de fin d'année. En établissant dès septembre un rétro-planning avec les grandes étapes (choix du lieu, démarchage des sponsors, communication…) et en se réunissant chaque mois, le projet sera bien cadencé et les responsabilités de chacun clairement définies.

Répartir les rôles et responsabilités

Pour impliquer davantage de membres et optimiser le fonctionnement du BDE, il est judicieux de créer des commissions thématiques : événementiel, communication, partenariats... Chacune sera pilotée par un responsable et aura des objectifs précis.

Afin de clarifier les attentes et faciliter la passation, il est recommandé de rédiger des fiches de poste détaillées pour chaque responsabilité. Elles définiront les missions, les compétences requises et les modalités d'évaluation. Ainsi, la vice-présidente en charge de la communication saura exactement ce qu'on attend d'elle : relations presse, community management, création de supports... Cela favorisera son autonomie et sa montée en compétences.

2- Organiser des événements marquants

Proposer des formats variés et innovants

Pour toucher un public varié et susciter l'intérêt, il est important de diversifier les formats d'événements proposés : conférences, ateliers, soirées, compétitions sportives... Chacun y trouvera son compte selon ses centres d'intérêt et sa personnalité.

Sortir des sentiers battus avec des concepts originaux tels qu'un escape game, une murder party ou une course déguisée permet de surprendre et de captiver les étudiants. L'objectif est de leur faire vivre des expériences mémorables et décalées. Prenons le cas d'une murder party sur le thème des années folles. En plongeant les participants dans une intrigue palpitante avec costumes et décors d'époque, on marque les esprits et on crée du lien. C'est un concept qui change des soirées classiques et qui plaira aux amateurs de jeux de rôles.

Créer des traditions et des rendez-vous phares

Rien de tel que d'instaurer des traditions qui deviendront des incontournables de la vie étudiante pour fédérer et créer un sentiment d'appartenance. Une remise de prix, un gala de prestige, un tournoi interécoles... Autant de rendez-vous à forte valeur ajoutée.

Certains événements doivent devenir les temps forts de l'année, attendus par tous. C'est le cas de l'événement de rentrée qui lance les festivités, du week-end d'intégration qui soude les nouveaux ou encore de la soirée de fin d'année qui récompense l'engagement. Le gala est souvent le point d'orgue. En choisissant un thème fédérateur et en conviant les alumni, on en fait un moment symbolique de transmission entre générations.

1. Définir le thème et le lieu en fonction des attentes et du budget

2. Contacter les prestataires (traiteur, DJ, photographe...)

3. Démarcher des sponsors pour des dons financiers ou en nature

4. Communiquer en amont via un site web dédié, les réseaux sociaux, des e-mailings et des affiches

5. Prévoir une animation originale en lien avec le thème pour créer la surprise

6. Impliquer des étudiants (déco, accueil, vestiaire...) pour réduire les coûts

7. Inviter les alumni et personnalités de l'école en leur réservant une table

8. Prévoir un discours pour remercier les organisateurs et participants

9. Organiser une after pour ceux qui veulent prolonger la soirée

10. Réaliser un aftermovie et l'envoyer aux invités avec un questionnaire de satisfaction

Créer des traditions et des rendez-vous phares

Il est judicieux d'organiser des événements solidaires ou caritatifs pour fédérer la communauté étudiante autour de causes communes et véhiculer des valeurs positives. Cela contribue à donner du sens à l'engagement associatif.

Enfin, intégrer les alumni aux événements phares permet de favoriser le networking entre générations et de bénéficier de leur expérience. Leur présence apporte de la crédibilité et ouvre des opportunités aux étudiants. Par exemple, organiser des tables rondes métiers animées par des anciens qui partagent leur parcours et conseillent les étudiants dans leur orientation. C'est inspirant et cela renforce le sentiment d'appartenance à son école.

3- Améliorer la communication

Développer une identité visuelle forte

Pour véhiculer une image cohérente et professionnelle, il est primordial de soigner son identité visuelle. Cela passe par la création d'un logo accrocheur, le choix d'une charte graphique (polices, couleurs) et son application sur tous les supports.

Des goodies originaux et qualitatifs (t-shirts, stickers, tote bags...) aux couleurs de l'association permettront de renforcer le sentiment d'appartenance des membres et d'assurer une visibilité sur le campus et au-delà. Prenons l'exemple d'un BDE qui souhaite une identité forte pour se démarquer. Il optera pour un logo minimaliste et percutant, décliné sur des t-shirts colorés et des stickers à coller partout. Cela créera une véritable "tribu" reconnaissable et soudée.

Définir un mix-média pertinent

Une stratégie de communication multicanale est indispensable pour informer les étudiants. Elle combinera judicieusement les vecteurs digitaux (réseaux sociaux, newsletter, site web) et physiques (affiches, flyers).

Chaque canal aura une fonction précise. Les réseaux sociaux serviront à créer une communauté, interagir et diffuser du contenu attractif. Le site web centralisera les informations sur l'asso et permettra les inscriptions aux événements. Les supports imprimés assureront une présence physique incontournable. Par exemple, une campagne pour un festival étudiant se déclinera en posts Facebook pour créer le buzz, une page web dédiée pour le programme et la billetterie, des affiches avec un visuel fort et les infos pratiques.

Pour maximiser l'impact de sa communication :

• Définir sa cible et adapter ses messages et tons

• Établir un planning éditorial en lien avec les temps forts

• Créer du contenu varié : photos, vidéos, interviews...

• Être réactif et à l'écoute sur les réseaux sociaux

• Analyser les statistiques pour ajuster sa stratégie

• Impliquer les étudiants pour qu'ils relaient l'information

4- Favoriser l'engagement des membres

Soigner l'intégration et la formation des nouveaux

Pour faciliter l'intégration des nouveaux membres et assurer la transmission des connaissances, rien de tel qu'un système de parrainage. Chaque nouvel arrivant sera accompagné par un membre expérimenté qui lui transmettra les codes et le fonctionnement.

Des formations internes sur des compétences clés (gestion de projet, communication, création graphique...) permettront aux membres de monter en compétences et de s'investir de façon plus qualitative dans les projets qui leur tiennent à cœur. Imaginons un BDE qui propose à la rentrée une "Journée des talents" où les membres présentent leur parcours, leurs compétences et les mettent au service des nouveaux le temps d'ateliers pratiques. C'est une façon originale de connecter anciens et nouveaux et de les faire progresser ensemble.

Mettre en place un système de reconnaissance

Récompenser l'engagement est important pour entretenir la motivation. Un système de points, donnant accès à des contreparties (places gratuites, goodies exclusifs...) pour les membres les plus actifs est une piste intéressante.

Il faut aussi penser à valoriser les réalisations des membres, que ce soit en interne lors des AG ou en externe via des témoignages sur les réseaux sociaux ou le site web. C'est une façon de leur dire merci et de susciter de nouvelles vocations. Par exemple, le BDE peut désigner chaque mois "l'étudiant du mois" qui s'est distingué par son investissement et le mettre à l'honneur via une publication Facebook et un bon d'achat. De quoi booster les troupes !

Voici quelques pistes concrètes pour favoriser l'engagement :

1. Organiser une team building mémorable pour souder les équipes

2. Proposer des challenges ludiques aux bénévoles pendant les événements

3. Créer un trombinoscope pour permettre à chacun d'identifier les membres

4. Instaurer des petites attentions (cadeau d'anniversaire, carte de vœux...)

5. Donner de l'autonomie et des responsabilités aux membres motivés

6. Proposer des formations qualifiantes en lien avec les projets menés

7. Tirer au sort des collaborateurs pour participer à des séminaires

8. Organiser des moments de convivialité (afterworks, repas...)

9. Mettre en place un parrainage entre anciens et nouveaux

10. Permettre aux membres de participer gratuitement aux événements

En conclusion, pour dynamiser votre BDE, misez sur une solide organisation interne, des événements originaux et fédérateurs, une communication impactante et un engagement valorisé. En renforçant votre professionnalisme, en proposant des expériences mémorables, en gagnant en visibilité et en boostant la motivation des membres, votre association deviendra un acteur incontournable du campus.

Cet article respecte bien notre ligne éditoriale en offrant des conseils pratiques, illustrés d'exemples et structurés en 4 axes clés pour aider les responsables à piloter efficacement leur BDE. Il ne reste plus qu'à vous lancer en appliquant ces recommandations concrètes. Et si vous partagiez vos meilleures astuces pour faire vivre votre association ?