Comment organiser une journée portes ouvertes efficace pour des étudiants de grandes écoles ou universités

Les journées portes ouvertes sont un événement incontournable pour les établissements d'enseignement supérieur souhaitant attirer les meilleurs étudiants. En permettant aux futurs élèves et à leurs parents de découvrir les locaux, de rencontrer les enseignants et d'obtenir des informations sur les programmes, ces journées jouent un rôle clé dans le processus de décision. Bien les organiser demande une planification minutieuse, de la définition des objectifs au choix des activités en passant par une communication efficace en amont.

Sommaire :

1- Planification de l'événement
2- Programmation d'activités
3- Stratégie de communication
4- Gestion de la logistique
5- Suivi et évaluation post-événement
6- Alternatives numériques : les JPO virtuelles

Planification de l'événement

Définir les objectifs et le public cible

Fixer des objectifs précis est essentiel pour la réussite d'une journée portes ouvertes. Ces buts guideront toute l'organisation de l'événement, du choix des activités à la communication.

Mais pour être pertinents, ces objectifs doivent être définis en gardant en tête le public que vous souhaitez attirer. Étudiants, parents, professionnels en reconversion : chaque cible aura des attentes spécifiques.

En croisant objectifs et public, vous pourrez créer une expérience sur-mesure. Vos visiteurs se sentiront compris et en ressortiront convaincus par votre établissement.

Choisir la date et le format optimal

Le choix de la date est primordial pour assurer le succès de votre journée portes ouvertes. Fixez-la suffisamment à l'avance, idéalement 4 à 6 mois avant, pour vous laisser le temps de bien préparer l'événement. Tenez compte des disponibilités de vos équipes et intervenants clés.

Évitez les périodes de vacances scolaires et les longs week-ends qui pourraient impacter la fréquentation. Privilégiez plutôt un samedi en période scolaire, quand les lycéens et leurs parents sont plus enclins à se projeter vers leur orientation future.

Outre la date, réfléchissez bien au format le mieux adapté à votre cible et vos objectifs. Si le présentiel reste incontournable pour faire découvrir vos locaux et installations, envisagez de le compléter par du virtuel.

Proposer des visites et des échanges à distance vous permettra de toucher les candidats ne pouvant se déplacer et d'offrir une alternative en cas d'imprévu. L'idéal est d'opter pour un format hybride conjuguant le meilleur des deux mondes pour une expérience enrichie.

Constituer une équipe dédiée

Pour assurer le succès de votre journée portes ouvertes, il est essentiel de constituer une équipe dédiée en amont. Répartissez les missions entre un coordinateur général, qui supervisera l'ensemble de l'organisation, et des responsables en charge de domaines spécifiques comme la logistique, l'accueil des visiteurs ou encore la communication.

En impliquant des profils complémentaires, vous vous assurez de couvrir tous les aspects de l'événement. Chaque membre de l'équipe doit avoir un rôle clairement défini et des objectifs précis à atteindre. Cette répartition des tâches permettra une préparation fluide et efficace, gage de réussite pour votre journée portes ouvertes.

Programmation d'activités

Visites guidées personnalisées

Pour organiser des visites guidées qui répondent aux attentes de chacun, voici quelques pistes à explorer :

• Proposez différents parcours thématiques en fonction des centres d'intérêt : un circuit orienté recherche pour les étudiants avancés, un parcours axé sur la vie étudiante pour les lycéens, une visite des installations sportives pour les profils sportifs, etc.

• Constituez des groupes par niveau d'études (terminales, étudiants en réorientation, familles...) pour adapter le discours et les informations délivrées.

• Prévoyez des créneaux de visites en langues étrangères si votre établissement attire des prospects internationaux.

• Formez des étudiants ambassadeurs pour animer ces visites : leurs témoignages seront particulièrement appréciés par les futurs étudiants en quête d'une expérience authentique.

En variant les approches, vous montrerez votre capacité à comprendre les besoins de vos futurs étudiants et à y répondre de manière personnalisée, ce qui sera un vrai plus pour votre attractivité !

Conférences et tables rondes informatives

Les conférences et tables rondes sont des formats incontournables pour mettre en lumière la richesse des programmes et la vie étudiante. Elles permettent aux visiteurs de se projeter et de mieux comprendre les opportunités qu'offre l'établissement.

Pour une conférence percutante, invitez des intervenants inspirants : enseignants passionnés, alumni au parcours remarquable ou encore professionnels reconnus. Leurs témoignages concrets et leurs conseils avisés éclaireront les futurs étudiants sur les débouchés et les clés de la réussite.

Les tables rondes favorisent quant à elles les échanges interactifs. En réunissant des profils variés, elles offrent un panorama vivant de la formation. Les participants pourront poser leurs questions et obtenir des réponses personnalisées, bien au-delà des informations des brochures.

Néanmoins, pour captiver l'attention, il est essentiel de soigner le format. Prévoyez un animateur dynamique pour rythmer les interventions, encouragez la participation de la salle et ponctuez les sessions de vidéos ou d'démonstrations. Un savant mélange entre fond et forme transformera ces rendez-vous en moments mémorables.

Démonstrations et ateliers pratiques

Lors d'une journée portes ouvertes, il est facile pour les visiteurs de se perdre dans un flot d'informations théoriques. Pour leur permettre de mieux appréhender la réalité des enseignements, rien ne vaut la mise en pratique.

Organisez des démonstrations et des ateliers participatifs dans les différents domaines d'études. Par exemple, proposez aux visiteurs de réaliser une expérience en laboratoire, de participer à un débat sur un thème d'actualité, de s'essayer à la prise de parole en public ou encore de résoudre un cas concret en groupe.

Ces mises en situation offrent un aperçu tangible des méthodes pédagogiques de l'établissement. Elles illustrent concrètement les compétences qui seront développées pendant la formation. C'est aussi l'occasion pour les participants de se projeter en tant qu'étudiants et de confirmer leur intérêt pour le cursus envisagé.

Stratégie de communication

Campagne multicanale ciblée

Pour toucher efficacement votre public cible, une campagne multicanale s'appuyant sur une variété de supports est essentielle. Les canaux digitaux comme le site web de l'établissement, les réseaux sociaux, les emailings permettent de créer un premier contact et de diffuser largement l'information sur la journée portes ouvertes.

Cependant, ne négligez pas pour autant les supports traditionnels. Les affiches et flyers distribués dans les lycées et lieux fréquentés par les futurs étudiants apportent une visibilité complémentaire non négligeable.

L'idéal est donc d'opter pour un mix équilibré entre digital et print, en adaptant les messages et contenus aux spécificités de chaque canal. Cette approche multicanale permet de maximiser les points de contact avec votre cible et de les inciter à s'inscrire à l'événement, préalable indispensable à une journée portes ouvertes réussie.

Implication des étudiants ambassadeurs

« Un étudiant heureux est le meilleur ambassadeur pour son école. » Cette citation souligne parfaitement l'importance d'impliquer vos élèves actuels dans la promotion de votre journée portes ouvertes.

Qui de mieux placé que vos étudiants pour partager leur expérience authentique et inspirer les futurs élèves ? Proposez-leur de devenir ambassadeurs le temps de l'événement. Ils pourront ainsi animer des visites, témoigner lors de tables rondes ou encore échanger de manière informelle avec les visiteurs.

Cette approche apportera une touche de fraîcheur et de sincérité à votre communication, des qualités particulièrement appréciées par les lycéens en quête d'une formation.

Suivi post-événement

Au lendemain de la journée portes ouvertes, il est essentiel de maintenir le lien avec les visiteurs qui ont manifesté leur intérêt pour votre établissement. Envoyez-leur rapidement un e-mail personnalisé pour les remercier de leur visite et leur transmettre des informations complémentaires ciblées en fonction de leurs questions et centres d'intérêt.

Invitez-les également à vous suivre sur les réseaux sociaux pour rester informés de l'actualité de l'école et des prochaines étapes du processus d'admission. Vous pouvez aussi leur proposer de participer à un webinaire ou une réunion en ligne pour approfondir certains sujets et répondre à leurs interrogations de manière interactive.

Votre objectif est de rester dans leur esprit comme un interlocuteur privilégié, disponible pour les accompagner dans cette étape cruciale de leur orientation. En entretenant le dialogue de manière régulière et personnalisée, vous optimiserez vos chances de transformer ces contacts prometteurs en inscriptions.

En suivant les conseils d'organisation et de communication présents dans cet article, votre journée portes ouvertes sera un événement marquant qui renforcera l'image de votre établissement. C'est l'occasion idéale de mettre en valeur vos formations, votre pédagogie et votre environnement d'études auprès des futurs étudiants et leurs familles. En leur offrant une expérience interactive et personnalisée, vous les aiderez à se projeter et à faire le choix de vous rejoindre en toute confiance pour la prochaine rentrée. Une JPO réussie est un atout majeur pour attirer les meilleurs talents et simplifier vos processus de candidatures et d'admissions.